Auftrag erstellen

Der Auftrag ist das zentrale Dokument, welche alle Dokumente verbindet. Vom Auftrag können Sie neu alle Vertriebs-Dokumente erstellen und eine Verknüpfung der Dokumente wird erstellt.

Der Auftrag kann entweder manuell, aus einer Offerte erstellt werden oder wird bei einer Webshop-Bestellung automatisch angelegt.  

Aus dem Auftrag können die Dokumente Rechnung, Rüstschein, Lieferschein oder Retoure erstellen werden. Die Funktion - Kopieren / Erstellen - finden unterhalb der Fusspositionen auf der rechten Seite.

Voraussetzungen

Kunde kann erfasst sein. Optional kann ein neuer Kunden im Voraus oder bei der Erfassung erstellt werden.  

Neuen Auftrag erfassen

  1. Wählen Sie im Menü «tinyERP» das Übersicht's-Menü. Oder im Dropdown-Menü den Punkt «AUFTRÄGE».
  2. Klicken Sie in der linken Seitennavigation auf «AUFTRÄGE» und dann auf «AUFTRÄGE». Nun werden sämtliche Aufträge aufgelistet, welche Sie in Ihrem ERP erfasst haben.
  3. Wählen Sie den Link «Neuen Auftrag erstellen, um einen Auftrag hinzuzufügen. 
  4. Wählen Sie den Kunden aus bei welchem Sie die Bestellung tätigen wollen und klicken Sie den Button «WEITER» oder erstellen Sie einen neuen Kunden. Es wird nun ein Auftrag erstellt, welchen Sie bearbeiten können.    
  5. Erfassen Sie Ihre Daten gemäss der Funktionsbeschreiung und Klicken Sie den Button «SPEICHERN».

Beschreibung der Funktion

Bestell-Nr.*
Die Bestellnummer wird automatisch vergeben. Sie können diese überschreiben, es sind jedoch nur Zahlen erlaubt.

Kunde
Wir von Auftrag übernommen und kann nicht geändert werden. Mit Klick auf den Link wird Ihnen das Kundenkonto angezeigt.

Rechnung's- und Lieferadresse
Werden von Auftrag übernommen und können frei bearbeitet werden.

Land - Wird automatisch aufgrund der Kundendaten gesetzt.

Bestell-Datum* - Datum der Retoure
Wichtig: Die Lagertransaktion wird zum aktuellen Datum ausgeführt und nicht zum Retouren-Datum.

Zahlungsart
Wird von der Bestellung im Webshop übernommen. Kann auf alle erfassten Zahlungsarten abgeändert werden. 

Versandart
Wird von der Bestellung im Webshop übernommen. Kann auf alle erfassten Versandarten abgeändert werden.

Standardtexte in der Fusszeile und Textbausteine

Sie haben die Möglichkeit Standardtexte für Ihre Dokumente zu definieren. Diese können Sie als Textbaustein oder als Freitext erfassen. Vordefinierte Textbausteine lassen sich einfach über eine Klick auf den Namen des Textbausteins einfügen.

Hier geht es zur Anleitung.

 

Auftrags-Status

Der Lieferstatus wird aufgrund der Erstellung des Rüstscheins erstellt. Folgende Status sind möglich:

- Offen -> kein Rüstschein wurde erstellt

- Teillieferung -> Teilmenge wurde in Rüstschein überführt

- Abgeschlossen -> Komplette Menge wurde in Lieferschein überführt.

 

Kommentar

Beim Kommentar haben Sie die Möglichkeit Bemerkungen zum jeweiligen Dokument anzulegen.

 

Verknüpfte Dokumente

In den verknüpften Dokumenten werden Ihnen alle Verknüpften Dokumente angezeigt und mit einem Klick können Sie diese einsehen.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

* = Pflichtfelder müssen ausgefüllt werden.

Erfassung von Positionen und Berechnung der Frachtkosten

Positionen erfassen
Geben Sie im Feld "Bezeichnung" den Namen oder die Artikelnummer des Produktes ein und es wird in den hinterlegten Produkten gesucht. Wenn kein Artikel hinterlegt ist geben Sie einfach die Bezeichnung ein.

Menge: Geben Sie die gewünschte Menge ein.

Mengengerüst: Wählen Sie die Einheit. Sie können das Mengengerüst in den Stammdaten definieren.

Preis inkl.: Der Preis kann entweder exklusiv oder inklusiv Mehrwertsteuer angezeigt, je nach Einstellung in der Standard Preiserfassung (Menü Einstellungen).

MwSt:  Der Mehrwertsteuersatz, welcher auf dem Produkt oder der Dienstleistung hinterlegt ist wird angezeigt.

Rabatt: Der Rabatt kann manuell pro Positionen oder über eine Rabattgruppe eingegeben werden.

Subtotal: Das Subtotal zeigt die Summe einer Zeile. 

 

Freitext - Positionen erfassen
Sie haben die Möglichkeit in allen Dokumenten eine Freitext-Position zu erfassen, welche keine Artikelnummer beinhaltet. Diese Freitext-Position wird dann in der Merkliste tinyERP gespeichert.

1. Artikelbezeichung eingeben und grünes +-Symbol drücken

2 Anzahl, Mengeneinheit, Preis, etc. erfassen

3. Dokument speichern und Freitextposition wird in der Merkliste gespeichert. 

Die Freitext-Position wird beim Erstellen von Folgedokumenten und kopieren des aktuellen Dokumentes kopiert und muss manuell gelöscht werden. Da kein Artikelbezug besteht müssen diese von Hand gelöscht werden. z.B. Rüstschein, Rechnung, etc.

Anleitung: Merkliste tinyERP

 

 

Fuss-Positionen erfassen

Im Fuss der Rechnung haben Sie die Möglichkeit Versandkosten zu erfassen. Die Versandkosten können aufgrund der Versandkosten-Definition berechnet werden. Standardmässig haben wir die Versandkosten von der Schweizerischen Post eingebaut.

Um die Versandkosten zu berechnen klicken Sie in der unteren Zeile auf Versand kosten und dann auf das grüne +-Zeichen.

Ein Dialog zur Berechnung der Versandkosten öffnet sich. Sie können das Gewicht manuell eingeben. Sind alle Gewichte sauber hinterlegt, werden diese übernommen. Klicken Sie nun auf Frachtkosten berechnen.

Sie können nun die Versandkosten auswählen und einfügen.

 

 

Auftrag abschliessen, drucken oder per Mail versenden

 Wenn Sie Ihre Rechnung fertig erfasst haben, können Sie die folgenden Aktionen ausführen:

 

1.  Auftrag speichern -> Klicken Sie auf Speichern.

2. Auftrag abbrechen -> Klicken Sie auf Abbrechen. Die Änderungen werden nicht gespeichert.

3. Auftrag löschen -> Klicken Sie auf Löschen. Der Auftrag kann nicht gelöscht werden, wenn ein Folgedokument (Rechnung, Rüstschein, Lieferschein oder Retoure ) erstellt wurde.

4.  Auftrag drucken -> Klicken Sie auf Drucken. Wenn eine Dokumentvorlage hinterlegt ist, können Sie diese im Dropdown-Menü auswählen.

5.  Auftrag per E-Mail versenden -> Klicken Sie auf per Mail senden. Wenn eine Mailvorlage hinterlegt ist, können Sie diese im Dropdown-Menü auswählen.

6. Kopieren / Erstellen -> Klicken Sie auf Kopieren / Erstellen wenn Sie ein Folgedokument (Rechnung, Rüstschein, Lieferschein oder Retoure) erstellen möchten oder
    den Auftrag kopieren möchten.

Dokumentvorlage Auftrag

Sie können eine Dokumentvorlage für einen Auftrag erstellen.

Siehe auch Dokumentvorlagen erstellen