Lieferanten- Bestellungen

In tinyERP haben Sie die Möglichkeit eine Lieferanten-Bestellung anzulegen für die Produkte, welche im Produktsortiment vorhanden sind. Mit einer Bestellung können Sie bei einem Lieferant Waren und Dienstleistungen einkaufen.

Voraussetzungen - Vor der Bestellung

Lieferanten anlegen
Bevor Sie eine neue Bestellung anlegen können, erfassen Sie den entsprechenden Lieferanten im Menü Artikelstamm und klicken Sie auf Lieferanten.

Anleitung - Neuen Lieferanten erstellen

Mindestlagerbestand ändern

Der Mindestlagerbestand ist standardmässig nicht gesetzt. Der Wert muss auf "0" gesetzt werden, damit der Bestellvorschlag alle Lagerbestände die kleiner als 0 sind brücksichtigt. Dies können Sie bei allen Artikeln am einfachsten über den Artikelimport bewältigen.

Neue Bestellung erfassen

  1. Wählen Sie im Menü «tinyERP» das ERP-Modul. 
  2. Klicken Sie im Menü auf «aufträge» und dann auf «lieferanten-Bestellungen. Nun werden sämtliche Bestellungen aufgelistet, welche Sie in Ihrem ERP erfasst haben.
  3. Wählen Sie den Link «Neue Bestellung», um eine Bestellung hinzuzufügen. 
  4. Wählen Sie den Lieferanten aus (1) bei welchem Sie die Bestellung tätigen wollen und klicken Sie den Button «Bestellvorschlag erstellen». Es wird nun eine Bestellung erstellt. Aufgrund vom aktuellen Lagerbestand,  Mindestlagerbestand und der Mindestmenge Nachbestellung, welche auf der Produktebene erfasst sind, erstellt das System einen automatischen Bestellvorschlag. Diesen sehen Sie auch unter dem Punkt grösste offene Posten.

    Sind keine Produktdaten vorhanden, klicken Sie auf «Bestellvorschlag erstellen» und füllen Sie Bestellung manuell aus. Alle eingegeben Daten werden dann in der Merkliste gespeichert.

 

 

Bestellvorschlag

Der Bestellvorschlag erstellt eine Liste pro Lieferant mit allen Produkten, bei der der Lagerbestand kleiner als der Mindestbestand ist (Lagerbestand < Mindestbestand). 

Der Lagerbestand für den Bestellvorschlag setzt sich wie folgt zusammen:

Zum Lagerbestand, inkl. Reservationen, müssen auch noch nicht gelieferten Bestellvorschläge (Alle Mengen, die nicht als Wareneingang erfasst wurden) dazu gezählt werden. Als Reservationen zählen alle Bestellungen im Onlineshop bei denen kein Rüstschein erstellt worden sind.

Das Erstellen des Rüstscheins macht die Lagerbuchung.

Die Bestellmengen können nach Erstellung der Lieferanten-Bestellung manuell korrigiert werden.

Lieferanten-Bestellung bearbeiten

 

 

Titel*
Geben Sie einen Aussagekräftigen Titel. Dieser sehen Sie in der Listenansicht und dient zur optischen Identifikation der Bestellung.

Datum*
Als Datum wird bei der Erfassung automatisch das heutige Datum genommen. Es kann manuell abgeändert werden.

Adresse
Bei der Zahlungsart wählen Sie Rechnung, Kreditkarte, Vorauskasse oder Barzahlung aus. Für PostFinance, PayPal und Saferpay wählen Sie Kreditkarte. 

Lieferstatus (1)

Beim Lieferstatus gibt es die Status leer, Teillieferung oder Erhalten. Dieser Lieferstatus ist rein informativ und dient nur zur Information, er hat keinen Einfluss auf den Lagerbestand.

Bestellt am / Erhalten am 
Bei diesen Felder wird das heutige Datum gesetzt, wenn der Status geändert wird. Es kann auch manuell überschrieben werden.
               

Positionen (2)
Bei den Positionen werden die Artikel angezeigt, welche vom Bestellvorschlag erfasst wurden. Die Positionen können auch manuell erfasst werden. Alle relevanten Informationen wie Lagerbestand, Min. Lagerbestand und Mindestbestellmenge.

Die Artikelnummer ist die Lieferanten-Artikelnummer, welche beim auf dem Produkte erfasst wird. (siehe Produkte erfassen). Falls dort keine Nummer erfasst wird, wird auch keine angezeigt.

Preis = Einstandspreis auf dem Artikel, wenn diese nicht hinterlegt ist nimmt es den Verkaufspreis

Menge = Die Menge kann manuell geändert werden.

Wareneingang / Teillieferung

Erhalten (3) = Beim Feld "Erhalten" sehen Sie den verbuchten Wareneingang. Wenn die Lieferung komplett erfolgte, kann der Link "Alles erhalten" durchgeführt werden und alle Positionen werden gemäss der erfassten Menge in einen Waren-Eingang erfasst.

Wichtig: Falls ältere Bestellungen des gleichen Artikel offen sind, werden diese beim Waren-Eingang zuerst verbucht nach dem FIFO-Prinzip (First-In First-Out).

Siehe auch Waren-Eingang

Neue Position erfassen

Wenn Sie eine neue oder zusätzliche Positionen erfassen möchten, können Sie im Feld nach dem Namen oder nach dem Artikel suchen und diesen auswählen.  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Neue Positionen erfassen

 

 

 

 

 

* = Pflichtfelder müssen ausgefüllt werden.

 

Freitext - Positionen erfassen
Sie haben die Möglichkeit in allen Dokumenten eine Freitext-Position zu erfassen, welche keine Artikelnummer beinhaltet. Diese Freitext-Position wird dann in der Merkliste tinyERP gespeichert.

1. Artikelbezeichung eingeben und grünes +-Symbol drücken

2 Anzahl, Mengeneinheit, Preis, etc. erfassen

3. Dokument speichern und Freitextposition wird in der Merkliste gespeichert. 

Die Freitext-Position wird beim Erstellen von Folgedokumenten und kopieren des aktuellen Dokumentes kopiert und muss manuell gelöscht werden. Da kein Artikelbezug besteht müssen diese von Hand gelöscht werden. z.B. Rüstschein, Rechnung, etc.

Anleitung: Merkliste tinyERP

 

 

Lieferanten-Bestellung abschliessen, drucken oder per Mail versenden

 Wenn Sie Ihre Lieferanten-Bestellung fertig erfasst haben, können Sie die folgenden Aktionen ausführen:

 

1. Ihre Lieferanten-Bestellung -> Klicken Sie auf Speichern.

2. Ihre Lieferanten-Bestellung abbrechen -> Klicken Sie auf Abbrechen. Die Änderungen werden nicht gespeichert.

3. Ihre Lieferanten-Bestellung löschen -> Klicken Sie auf Löschen. Die Auftrag kann nicht gelöscht werden, wenn bereits ein Zahlungseingang erstellt wurde.

4. Ihre Lieferanten-Bestellung drucken -> Klicken Sie auf Drucken. Wenn eine Dokumentvorlage hinterlegt ist, können Sie diese im Dropdown-Menü auswählen.

5. Ihre Lieferanten-Bestellung per E-Mail versenden -> Klicken Sie auf per Mail senden. Wenn eine Mailvorlage hinterlegt ist, können Sie diese im Dropdown-Menü auswählen.

 

Dokumentvorlage Lieferanten-Bestellung

Sie können eine Dokumentvorlage für eine Lieferanten-Bestellung erstellen.

Siehe auch Dokumentvorlagen erstellen