Offerte erstellen

In tinyERP haben Sie die Möglichkeit einfach eine neue Offerte zu erstellen. Sie benötigen dafür nicht zwingend einen bestehenden Kunden oder ein Produkt.

Neue Offerte erstellen

Damit Sie eine neue Offerte erstellen können, gehen Sie über das Menü tinyERP zum Punkt Offerten.  

1. Klicken Sie auf Neue Offerte erstellen

2. Wählen Sie einen bestehenden Kunden aus und klicken Sie auf WEITER oder erfassen Sie einen neuen Kunden.

 

Stammdaten

Im Offerten Tab haben Sie die Möglichkeit die Stammdaten für Ihre Offerte zu erfassen. Folgende Felder stehen zur Verfügung:

  • Kunde: Der gewählte Kunde wird angezeigt. Mit einem Klick auf den Kunden können Sie zum Kunden navigieren.
  • Rechnungs- und Lieferadresse
  • Land (siehe auch Länder definieren)
  • Offert-Datum und Gültigkeit
  • Zahlungsart (siehe auch Zahlungsart) 
  • Versandart  (siehe auch Versandart): Die Versandart hat einen Einfluss auf die Berechnung der Frachkosten.
  • Fusszeile

Lieferadresse

Sind die Liefer- und die Rechnungsadresse nicht identisch, kann im Feld Lieferadresse die Adresse manuell geändert werden. Mehrere Lieferadressen können im Moment nicht in der Kundenverwaltung erfasst werden. Eine Lieferadresse ist jedoch möglich.

Offerten-Status

Im Offerten-Status können Sie die Offerte auf den aktuellen Stand bringen. Es stehen die Status Entwurf, Offen / Verschickt, Angenommen oder Abgelehnt zur Verfügung.

Interne Informationen

Bei den internen Informationen haben Sie die Möglichkeit Bemerkungen zum jeweiligen Dokument anzulegen.

Positionen erfassen

Für die Erfassung von Produkte und Dienstleistungen siehe unten.

Standardtexte in der Fusszeile und Textbausteine

Sie haben die Möglichkeit Standardtexte für Ihre Dokumente zu definieren. Diese können Sie als Textbaustein oder als Freitext erfassen. Vortdefinierte Textbausteine lassen sich einfach über eine Klick auf den Namen des Textbausteines einfügen.

Hier geht es zur Anleitung.

Aus Offerte eine Rechnung erstellen

Mit einem Klick können Sie aus Ihrem Angebot eine Rechnung erstellen.

 

Erfassung von Positionen und Berechnung der Frachtkosten

Offert-Positionen erfassen
Geben Sie im Feld "Bezeichnung" den Namen oder die Artikelnummer des Produktes ein und es wird in den hinterlegten Produkten gesucht. Wenn kein Artikel hinterlegt ist geben Sie einfach die Bezeichnung ein.

Menge: Geben Sie die gewünschte Menge ein.

Mengengerüst: Wählen Sie die Einheit. Sie können das Mengengerüst in den Stammdaten definieren.

Preis inkl.: Der Preis kann entweder exklusiv oder inklusiv Mehrwertsteuer angezeigt, je nach Einstellung in der Standard Preiserfassung (Menü Einstellungen).

MwSt:  Der Mehrwertsteuersatz, welcher auf dem Produkt oder der Dienstleistung hinterlegt ist wird angezeigt.

Rabatt: Der Rabatt kann manuell pro Positionen oder über eine Rabattgruppe eingegeben werden.

Subtotal: Das Subtotal zeigt die Summe einer Zeile. 

 

Freitext - Positionen erfassen
Sie haben die Möglichkeit in allen Dokumenten eine Freitext-Position zu erfassen, welche keine Artikelnummer beinhaltet. Diese Freitext-Position wird dann in der Merkliste tinyERP gespeichert.

1. Artikelbezeichung eingeben und grünes +-Symbol drücken

2 Anzahl, Mengeneinheit, Preis, etc. erfassen

3. Dokument speichern und Freitextposition wird in der Merkliste gespeichert. 

Die Freitext-Position wird beim Erstellen von Folgedokumenten und kopieren des aktuellen Dokumentes kopiert und muss manuell gelöscht werden. Da kein Artikelbezug besteht müssen diese von Hand gelöscht werden. z.B. Rüstschein, Rechnung, etc.

Anleitung: Merkliste tinyERP

 

 

 

Fuss-Positionen erfassen

Im Fuss der Offerte haben Sie die Möglichkeit Versandkosten zu erfassen. Die Versandkosten können aufgrund der Versandkosten-Definition berechnet werden. Standardmässig haben wir die Versandkosten von der Schweizerischen Post eingebaut.

Um die Versandkosten zu berechnen klicken Sie in der unteren Zeile auf Versand kosten und dann auf das grüne +-Zeichen.

Ein Dialog zur Berechnung der Versandkosten öffnet sich. Sie können das Gewicht manuell eingeben. Sind alle Gewichte sauber hinterlegt, werden diese übernommen. Klicken Sie nun auf Frachtkosten berechnen.

Sie können nun die Versandkosten auswählen und einfügen.

Offerte abschliessen, drucken oder per Mail versenden

 Wenn Sie Ihre Offerte fertig erfasst haben, können Sie die folgenden Aktionen ausführen:

1. Offerte speichern -> Klicken Sie auf Speichern.

2. Offerte abbrechen -> Klicken Sie auf Abbrechen. Die Änderungen werden nicht gespeichert.

3. Offerte löschen -> Klicken Sie auf Löschen. Die Auftrag kann nicht gelöscht werden, wenn bereits ein Zahlungseingang erstellt wurde.

4. Offerte drucken -> Klicken Sie auf Drucken. Wenn eine Dokumentvorlage hinterlegt ist, können Sie diese im Dropdown-Menü auswählen.

5. Offerte per E-Mail versenden -> Klicken Sie auf per Mail senden. Wenn eine Mailvorlage hinterlegt ist, können Sie diese im Dropdown-Menü auswählen.

6. Offerte in Auftrag überführen -> Klicken Sie auf den Button Kopieren / Erstellen, wenn Sie eine Offerte kopieren oder direkt einen Auftrag aus der Offerte erstellen möchten.  

Dokumentvorlage Offerte

Sie können eine Dokumentvorlage für einen Retourenschein erstellen.

Siehe auch Dokumentvorlagen erstellen